info@cca.com.pa +507 395 1676
Automatización de los Procesos Contables y el Efecto para las Empresas
Automatización de los procesos contables
La automatización de los procesos contables, entendida como la ejecución y realización por parte de un programa informático de aquellas tareas que inicialmente eran realizadas por una persona, pero que, con el avance de las nuevas tecnologías, dicho proceso se ha programado para que puedan ser realizadas por una máquina, es un proceso que se inició hace ya varias décadas.
Aunque estos procesos fueron inicialmente emprendidos por las grandes empresas, actualmente, prácticamente todas ellas, sean pequeñas o grandes, tienen incorporadas algo de este proceso en sus sistemas, ya sea una hoja de cálculo Excel, un programa para contabilizar determinados asientos prediseñados, o mediante la contabilización de asientos a medida que las operaciones se realizan en los distintos centros de venta.
Objetivo y ventajas de la automatización
Dicha automatización de los procesos contables tiene como objetivos principales la optimización de tiempos y recursos. Por ejemplo, para realizar una comprobación de que el “Debe” y “Haber” de cada uno de los asientos suma 0 por el sistema de partida doble de la contabilidad, antes era preciso ocupar muchas horas de personal y sin que el sistema fuera ágil. En cambio, mediante los sistemas actuales más sencillos, esa comprobación se realiza de forma automática, rápida y sin gasto de personal.
Esto, además de evitar errores, ahorra gasto de personal y genera agilidad a la hora de incorporar la información contable a los sistemas, pudiéndose analizar mejor en tiempo y forma. Además, hay que tener en cuenta que estos procesos consiguen una mejora sustancial en la trazabilidad de los registros, pudiendo analizar mucho mejor cada uno de los asientos, su histórico y contrapartidas.
En empresas que tienen varias oficinas o tiendas, por ejemplo, también puede suponer la contabilización de los asientos a medida que se realizan las transacciones reales. La venta en una tienda física u online puede registrarse sin tener que ser contabilizada manualmente por un contable en las oficinas centrales.
La empresa mejora con la automatización, pero sigue necesitando personal cualificado
No obstante, hay que tener en cuenta que dichos procesos tan solo hacen más eficiente el proceso de registro, pero siempre tiene que haber algún tipo de control humano sobre dichos procesos y registros.
Mediante la figura de un controller, por ejemplo, se pueden revisar desviaciones y comportamientos de las cuentas contables para realizar comprobaciones de tipo analítico. También pueden realizarse revisiones de asientos de tipo aleatorio. Además, una vez estos registros se han automatizado, es imprescindible que se revise con cierta frecuencia y exhaustividad el proceso informático detrás de estos registros, con el objetivo de evitar errores que podrían ser fatales para las compañías.
De esta manera, se dejarían los procesos manuales, repetitivos y sin necesidad de análisis al sistema informático utilizado, y el proceso de análisis intelectual lo realizarían las personas, que no dejan de ser imprescindibles, a pesar de que se haya llevado un proceso de automatización significativo.
Hay que tener en cuenta, además, que algunos asuntos requieren de un análisis más complejo, como pueden ser las cuestiones tributarias.
Si bien hay temas más sencillos, como la aplicación del Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios (ITBMS) conocido a nivel global como impuestos sobre el valor añadido (IVA), hay cuestiones mucho más complejas, que requerirán el análisis de la normativa y la situación real de la empresa por parte de personal experto en la materia.
Por tanto, es aconsejable llevar a cabo una inversión en la automatización de los procesos contables, que reportarán eficiencias en tiempo, recursos y dinero, además de mayor trazabilidad y capacidad de análisis, siempre y cuanto se tenga en cuenta la necesidad de contar con personas que puedan revisar los procesos automáticos, analizar la información contable y tratar temas específicos como los tributarios.
